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兰蕙几枝不必多,馨香一片自然来

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(分享) 电脑礼仪 别损伤你的办公形象  

2011-12-09 10:57:18|  分类: 职场人生 |  标签: |举报 |字号 订阅

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电脑是我们工作的重要工具,电脑礼仪也会体现一个人的素质和教养。
  1.虽然是公司的电脑,但也要倍加爱护,平时要擦拭干净,不用时正常关机,不要丢下就走;外接插件时,要正常退出,避免导致数据丢失、电脑崩溃等故障。
  2.还有的人公私不分,拿着个U盘,一会儿将个人电脑资料Ctrl到公司电脑上,一会儿又将公司电脑资料Ctrl到个人电脑上,这种现象被公司发现,肯定坚决制止。
  3.在公司里上网,要查找与工作相关的内容和资料,而不是自己凭兴趣查看自己的东西。
  4.很多公司不允许员工在公司电脑上打游戏、网上聊天,但仍有人利用领导不在时私自偷玩,或用公司的内部网络“笑傲江湖”,从网站上下载图片,这些都是违反劳动纪律的。
  5.电子邮件在给人们带来方便的同时,也带来了职场礼仪方面的新问题。电子邮件是职业信件的一种,而职业信件中是没有不严肃的内容的。
  1)标题要提纲挈领,切忌使用含义不清、胡乱浪漫的标题,例如:“嘿!”或是“收着!”
  添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。尤其是回复的信件,要重新添加、更换邮件主题是要格外注意的环节,最好写上来自**公司的邮件,年、月、日以便对方一目了然又便于保留。
  2)电子邮件的文体格式应该类似于书面交谈式的风格,开头要有问候语,但问候语的选择比较自由,像“你好”、“Hi”,或者仅仅是一个简单的称呼,结尾也可随意一些,比如“以后再谈”、“祝你愉快”等;也可什么都不写,直接注上自己的名字。但是,如果你写的是一封较为正式的邮件,还是要用和正式的信笺一样的文体。开头要用“尊敬的”或者是“先生/女士,您好!”结尾要有祝福语,并使用“此致/敬礼!”这样的格式。
3)内容简明扼要,针对需要回复及转寄的电子邮件,要小心写在电子邮件里的每一个字,每一句话。因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据,是合法的,所以发电子邮件时要小心,如果对公司不利的,千万不要写上,如报价等。发邮件时一定要慎重,还要定期重新审查你发过的电子邮件,评估其对商业往来所产生的影响。
  4)一定要清理回复的内容。在转寄之前删除一切无关紧要或重复的内容,例如:原件中摘要(memoto)部分之主题、地址及日期等。
  注意回答问题的技巧。当回件答复问题的时候,最好只把相关的问题抄到回件,然后附上答案。不要用自动应答键,那样会把来件所有内容都包括到回件中﹔但也不要仅以“是的”二字回复,那样太生硬了,而且让读的人摸不着头脑。
  5)合宜地称呼收件者,并且在信尾签名。虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方,寄予何人,但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节,包括在信件开头尊称收信者的姓名,在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话,以方便收信者未来与你的联系。越是在大型的公司,你越是要注意在自己的邮件地址中注上自己的姓名,同时在邮件的结尾添加个人签名栏。
  6)切忌全文使用英文大写字母。这样写成的邮件太强势,甚至暗示寄件人懒得使用正确的文法。毕竟,这仍是种文字沟通方式,遵守标准的文书规范是一种职业礼貌。

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